新入社員必見！仕事ができないを防ぐコツ5選

悩む人

来年から社会人だけど、仕事ではどんなことを意識すればよいのかなぁ

今年度から社会人で業務に携わる気合が多くなってきた。どんなことをすれば良い仕事のパフォーマンスが発揮できるかな

Taka

こんなことをお考えの学生・新入社員向けに本記事を書きました。

本記事のポイント

本記事の信頼性

Taka

現在リース業界にて内勤スタッフとして日々勤務しています。新入社員時代振り返ってみて、仕事の仕方に良かった所・そうでない所を多々感じていました。本記事では新入社員が仕事をどのように進めていけば、「仕事ができない新入社員」と思われないかを伝授していきます！

新入社員になりたての時は仕事ができなくて当たり前

新入社員のあなたへ過度な期待はしていない

今年度から新社会人になった皆様、おめでとうございます。

学生時代とは、全く別の環境になるのが社会人。

などなど、今までしたことのない経験をたくさんすると思います。

さらに仕事面で一つ、心にとめておいて欲しいことは

と言うことです。

そのため、重要な仕事も難しい仕事もあなたはしばらく行いません。

そのかわり、簡単で難易度が低い業務を中心にこなしていきます。

新入社員であるあなたには将来的に活躍してほしい

転職して入社された方へは、最初からある程度の成果をもちろん求めます。

しかし、新入社員として入社されたあなたへはそのような期待はしておりません。

その代わり、将来的に会社で活躍できる人材へ育てようとします。

これらは、全てあなたを成長させるために用意していることなのです。

新入社員が実施すべき仕事への取り組み方

全体感を把握するために5W1Hを把握すること

相手から指示されたことは、指示を受けた時点では100%理解しきれません。

ましてや、新入社員の場合は何のためにこの業務を行っているのかなど、あらゆることが分かりません。

の基準が人によってバラバラだからです。

仮に上司から

と言われたとしましょう。

step
1Whyを理解する

「この資料を作る目的は、社内で出資案件を承認してもらうために作るのですか？」と聞いたり自分自身で成果物を作る目的を考えてみる。

step
2Whatを理解する

比較表や出資検討先の沿革など具体的に、何を資料に載せればよいかを相談する。

step
3Whenを理解する

いつが期日で、それまでに資料作成を完成させないといけないかを把握する。

最低限、これを行うようにしましょう。

5W1H全て理解できれば完璧ですが、最低限

を把握できていればOKです。

また、相手からの依頼物を誰に向けて作成するのかについて、これも大事です。ある自動車会社についての資料を作成する際

• その会社を既に深く理解している人向けか
• その会社を初めて耳にする人向けか

によって資料の構成は大きく変わります。

文章や口頭で誰かに説明する場合は、5W1Hをきちんと網羅しておくと伝わりやすくなります。

仕事の成果は「依頼者がどう思うか」によって良くも悪くも決まります。

「分からない」を素直に「分からない」と言うこと

新入社員の一番大きな特権、それは「分かりません」と言えることです。

初めて聞いたことや、先輩社員が話していることが理解できないことなんでざらにありますよね。

上司たちはいわゆる「業界の人が使う用語・略称」を惜しげもなく使ってくるからです。

分からないですと言って、恥ずかしがる必要は本当にありません。

むしろ、わかったふりをして知ったかぶりする方がよっぽどかっこ悪いと思ってください。

社会人になりたての頃、Takaは

Taka

与信限度って何ですか？

と金融業界で働いている人からしたら当たり前のことを何気なく聞いたことがあります。

上司は笑いながら

新入社員の時期に、「わからない」を少しでも減らしていく努力をしましょう。

業務は20%,50%,80%の段階で相談する

ここで簡単な質問です。

あなたなら、どのタイミングで一度上司に成果物を提出しますか？次の中から選んでみて下さい。

1. 期日通り13日の11時まで時間をかけ完成させ提出
2. 半日ほど余裕を見て12日の15時に完成させ提出
3. その日の夕方に進んだところまでを現状報告として提出

答えは、圧倒的に3番です。

なぜならば、あなたの成果物のイメージと依頼者の成果物のイメージのギャップを早い段階で埋める必要があるからです。

仮に1.か2.を選択した場合、あなたと上司の成果物へのイメージが違っていた場合

と言う形で最悪の場合かなりの痛手を被ります。

そうならないために、仕事で意識するべきポイントは

step
120%の進捗

大まかなレイアウトを作成し、認識をすり合わせる。

step
250%の進捗

最後まで自分でわかる範囲で作成してみて、再度報告する。

step
380%の進捗

50%の時点で指摘されたことを反映して、もう一度報告する。

step
4100%の進捗

上司と相談しながら軽微な修正を行う。

という流れです。

もちろん、上司の忙しさや与えられた業務の内容・分量によっては

• 何度も上司へ報告できない
• 分量的に一度見てもらえれば問題ない

と言うこともあります。

その際は臨機応変に対応しましょう。

重要度と緊急度でマトリクスを書く

業務が複数ある場合、どれから手を付ければ良いかわからなくなる時ってありませんか？

そんな時は、上記画像のように4種類に業務を分類しましょう。

横軸に緊急度、縦軸に重要度を記載した手作りの紙か何かを用意し、始業開始時間前と15時あたりに確認するようにしてください。

緊急度大に関しては3日以内に到来するものを載せておきましょう。

付箋を使うと、BからAに該当すると判断した際、単に貼り付け直せば良いので楽ちんです。

報告・相談・連絡の徹底

悩むくらいなら上司に相談

自分一人で完結できる仕事は多くありません。

自分一人であれこれ長時間悩むくらいだったら、上司に相談した方が絶対に良いです。

上司は、経験があなたよりたくさんあるので、物事への対処法を熟知しています。

自分一人では全然進まない業務も、上司に相談したら一気に進んだ

と言うのはよくあることです。

そのため

を意識してください。

上司からしても、部下の進捗状況は何となく気になります。

また、報告・連絡・相談に関して、特に相談に時間を使うようにしましょう。

逆に、報告と連絡はメールで済ませても問題ないことが多いです。

余談ですが、報告と連絡を短縮し、相談に時間を費やすことで効率的な働き方へもつながります。

2019年9月25日、ランサーズ株式会社が主催するイベント
「オープンタレントサミット〜令和元年、これから求められる本当の働き方改革とは？〜」でのマイクロソフトの澤氏によるインタビュー記事でも言及されています。

マイクロソフト澤氏が語る、労働生産性を上げるためのヒント

結論ファーストの重要性

社会人の鉄則として「結論ファースト」であることが挙げられます。

最初のころは慣れていないので戸惑うかもしれませんが、意識していれば慣れます。

また、話しかける際に「今、お時間3分ほどよろしいでしょうか？」

と、相手の時間を余計に奪いませんよと最初に伝えることも意識してください。

仕事に余裕が出てきたら相手の依頼を先回りしよう

SUITS -- Episode 615 -- Pictured: (l-r) Gabriel Macht as Harvey Specter, Patrick J. Adams as Michael Ross -- (Photo by: Shane Mahood/USA Network)

まるで、海外ドラマのハーヴィーとマイクのようなコンビネーションをできれば、最高だと言えます。

海外ドラマのSUITSを知らない方は見てみて下さい。

要は、上司と「あうんの呼吸ができている状態」です。

仕事に少し慣れてくると、依頼者はこれを作成してほしいんだろうな、とか

毎月行っているこの業務を私に振ってくるのだろうな、とか

少しずつ、相手の考えていることを理解できるようになります。

例えば、相手が毎月提出するレポートを作成してほしいと言われたときに、

と提案までできると、上司は貴方を感心し成長したなぁと思います。

叱ってくれる先輩社員に感謝しよう

新入社員の時は、会社の社風にもよるのですが何回か注意や叱られることがあります。

そんなときも

と思うようにしましょう。

というのも、あなたへの期待や、注意したら改善できる人だと思われているからこそ上司は注意・叱ってくれているのです。

まとめ

本記事では、仕事ができないを防ぐためにアドバイスを新入社員向けに書きました。

仕事のコツは

です。

どれも、意識さえすればそんなに難しいことではありません。

本記事を参考にして、皆さんが将来活躍することを心より願っております。